Ayudanos a entender bien cómo trabajan

Abajo está lo que entendimos de cómo funciona su operación. Lo que necesitamos es que nos corrija donde nos equivocamos. Son unos 15 minutos y puede responder de a partes: lo que escriba queda guardado en este dispositivo hasta que le dé Enviar.

No hace falta contestar todo. Si lo que escribimos en la columna del medio está bien, deje la caja vacía y lo damos por correcto. Escriba solamente donde nos equivocamos o falta algo.

1 · Sus empresas y sus depósitos

Lo que necesitamos saber
Lo que entendimos
Su corrección
Lo que necesitamos saber
¿Cuáles son las empresas del grupo que compran o venden mercadería, y qué hace cada una?
Lo que entendimos
Son varias razones sociales del mismo dueño: alguna compra a proveedores y otras le venden a los clientes.
Su corrección
Lo que necesitamos saber
En sus planillas, cuando un bloque está encabezado con el nombre de una de sus empresas, ese nombre ¿es el que vende o el que compra?
Lo que entendimos
Es el que vende.
Su corrección
Lo que necesitamos saber
¿Cuántos depósitos propios tienen, cómo los llaman y dónde están?
Lo que entendimos
Son tres y no tienen un nombre formal.
Su corrección
Lo que necesitamos saber
¿Mueven mercadería de un depósito a otro? ¿Cuántas veces por mes, más o menos?
Lo que entendimos
Pasa muy de vez en cuando.
Su corrección
Lo que necesitamos saber
En los depósitos, ¿hay internet estable? ¿Y luz?
Lo que entendimos
No siempre, y el encargado trabaja solo con el celular.
Su corrección

2 · Sus proveedores y sus compras

Lo que necesitamos saber
Lo que entendimos
Su corrección
Lo que necesitamos saber
¿Cuántas facturas de compra reciben por mes? Un número, aunque sea redondo.
Lo que entendimos
Alrededor de 10 por mes.
Su corrección
Lo que necesitamos saber
¿Cuántos remitos de proveedor reciben por mes?
Lo que entendimos
Alrededor de 30 por mes, y una factura se termina de cumplir con 3 o 4 remitos.
Su corrección
Lo que necesitamos saber
¿Cuántos proveedores les entregan habitualmente en un mes?
Lo que entendimos
Unos 15.
Su corrección
Lo que necesitamos saber
Cuando compran, ¿la factura dice kilos y litros, o dice paquetes?
Lo que entendimos
Dice kilos o litros (por ejemplo, 100 kg de lentejas), y después llegan en paquetes de 1 kg o de 500 g.
Su corrección
Lo que necesitamos saber
Cuando llega mercadería de un proveedor con varias compras abiertas, ¿a cuál se le descuenta?
Lo que entendimos
A la más antigua abierta de ese proveedor y ese producto.
Su corrección
Lo que necesitamos saber
¿Pasa que el proveedor entregue un producto o una presentación distinta a la que dice la factura? ¿Seguido?
Lo que entendimos
Puede cambiar la presentación (1 kg o 500 g), pero no el producto.
Su corrección
Lo que necesitamos saber
¿Qué es para ustedes una compra demorada: tantos días sin que llegue nada, o una fecha pactada?
Lo que entendimos
Es por días sin movimiento, pero no sabemos cuántos.
Su corrección
Lo que necesitamos saber
¿Tienen hoy anotado, por escrito, cuánto les debe entregar cada proveedor?
Lo que entendimos
Sí, en una planilla, arrancando desde un saldo a una fecha.
Su corrección

3 · Cómo reciben la mercadería

Lo que necesitamos saber
Lo que entendimos
Su corrección
Lo que necesitamos saber
Cuando el proveedor entrega directamente en el depósito del cliente, ¿quién les avisa y con qué papel?
Lo que entendimos
Les llega el remito del proveedor a administración, pero no estamos seguros.
Su corrección
Lo que necesitamos saber
¿Es común que entregue un transportista o una empresa distinta de la que les facturó?
Lo que entendimos
Pasa a veces.
Su corrección
Lo que necesitamos saber
¿Quién recibe la mercadería en cada depósito? ¿Siempre la misma persona?
Lo que entendimos
Hay un encargado por depósito y hace todo con el celular.
Su corrección
Lo que necesitamos saber
¿Anotan hoy el vencimiento o el lote que trae el fabricante en cada paquete?
Lo que entendimos
No, y probablemente no haga falta.
Su corrección
Lo que necesitamos saber
¿Algún cliente les exige que el remito diga el lote o el vencimiento de lo que entregan?
Lo que entendimos
No.
Su corrección

4 · Sus remitos

Lo que necesitamos saber
Lo que entendimos
Su corrección
Lo que necesitamos saber
¿Cómo emiten hoy sus propios remitos de entrega? (talonario impreso, un sistema, la web de ARCA, o de manera informal)
Lo que entendimos
Hoy es bastante informal, con talonario.
Su corrección

5 · Sus clientes y sus pedidos

Lo que necesitamos saber
Lo que entendimos
Su corrección
Lo que necesitamos saber
¿A cuántos clientes le venden habitualmente? ¿Cada uno recibe en su propio depósito?
Lo que entendimos
Son 5 o 6 clientes grandes, cada uno con su depósito.
Su corrección
Lo que necesitamos saber
El pedido fijo semanal de cada cliente, ¿lo define el cliente o lo definen ustedes? ¿Cuánto antes se sabe si cambia?
Lo que entendimos
Cada cliente tiene un pedido casi siempre igual, con agregados en fechas especiales.
Su corrección
Lo que necesitamos saber
¿Con cuántas semanas de anticipación quieren ver si la mercadería les va a alcanzar?
Lo que entendimos
Con 4 semanas alcanza.
Su corrección
Lo que necesitamos saber
La orden de compra que les manda el cliente: ¿nos pueden mandar un ejemplo? ¿Una orden se cumple con varias facturas?
Lo que entendimos
Una orden se cumple con varias facturas y varias entregas. Nunca vimos una.
Su corrección
Lo que necesitamos saber
¿Cuántas facturas de venta y cuántos remitos propios emiten por mes?
Lo que entendimos
No lo sabemos: es lo que nos falta.
Su corrección

6 · Los productos

Lo que necesitamos saber
Lo que entendimos
Su corrección
Lo que necesitamos saber
¿La lista de productos está completa, o hay más? ¿Falta alguna presentación?
Lo que entendimos
Harina, fideo, aceite, arroz, azúcar, polenta, picadillo, puré de tomate, leche, poroto, lenteja, sal fina, sal gruesa, dulce de membrillo y yerba.
Su corrección
Lo que necesitamos saber
La leche, ¿es en polvo? ¿Viene en cajas de 12?
Lo que entendimos
Sí, por cómo aparece en sus planillas.
Su corrección

7 · Cómo les llegan hoy los papeles

Lo que necesitamos saber
Lo que entendimos
Su corrección
Lo que necesitamos saber
De cada 10 documentos que reciben, ¿cuántos llegan por mail en PDF, cuántos por WhatsApp como foto, y cuántos en papel?
Lo que entendimos
Es una mezcla de PDF por mail y foto por WhatsApp.
Su corrección
Lo que necesitamos saber
¿Les sirve cargar los documentos sacándoles una foto o subiendo el archivo desde el sistema, en vez de reenviarlos a una casilla?
Lo que entendimos
Sí, y con la cantidad manejada es más simple.
Su corrección
Lo que necesitamos saber
¿Están de acuerdo con que el sistema lea el documento y proponga la carga, y una persona confirme con un clic antes de que entre?
Lo que entendimos
Sí: nadie quiere un papel mal leído ensuciando el stock.
Su corrección
Lo que necesitamos saber
¿Nos pueden mandar 20 a 30 facturas y remitos reales (de compra y de venta), incluyendo fotos sacadas de WhatsApp? Se los vamos a pedir por correo o por una carpeta compartida.
Lo que entendimos
Es lo que más nos falta hoy para empezar, y sirven tal cual están: torcidas, oscuras, de WhatsApp.
Su corrección
Lo que necesitamos saber
Al arrancar, ¿quieren cargar solo lo que está abierto hoy, o también meses anteriores?
Lo que entendimos
Solo lo abierto hoy, más los saldos iniciales.
Su corrección

8 · Las personas y el arranque

Lo que necesitamos saber
Lo que entendimos
Su corrección
Lo que necesitamos saber
¿Cuántas personas van a usar el sistema y en qué rol?
Lo que entendimos
Tres roles: la dueña mira el tablero, un administrativo carga, un encargado por depósito recibe.
Su corrección
Lo que necesitamos saber
Cuando el encargado no está, ¿el administrativo emite el remito de salida?
Lo que entendimos
Sí.
Su corrección
Lo que necesitamos saber
Para arrancar hay que contar la mercadería en cada depósito un día determinado. ¿Están dispuestos? ¿Qué fecha y quién?
Lo que entendimos
Sí están dispuestos, con nuestra guía.
Su corrección
Lo que necesitamos saber
Al encargado el sistema le va a pedir tres toques: foto, confirmar, listo. ¿Ven algún problema en el día a día del depósito?
Lo que entendimos
Lo más difícil va a ser acostumbrar al personal al nuevo modo de trabajar.
Su corrección
Lo que necesitamos saber
Los documentos se procesan con un servicio de inteligencia artificial de una empresa de Estados Unidos, que no usa sus datos para entrenar y los borra a los 30 días. ¿Lo aceptan?
Lo que entendimos
Es la única forma razonable de leer documentos automáticamente hoy.
Su corrección

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